A. Pendahuluan
Dalam meningkatkan
produktivitas pekerjaan kantor sangat ditunjang oleh berbagai aspek yang harus
diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor. Salah satunya adalah pengelolaan kearsipan
yang baik. Dalam suatu organisasi kantor, pengelolaan kearsipan mempunyai
kekdudukan yang sangat penting, apalagi kini tengah menghadapi era globalisasi
informasi. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsiapan yang baik berarti
dapat mengatur, menyususn, serta mengumpulkan setiap arsip/warkat yang
terprogram dan dapat memusnahkann arsip dengan cara yang paling tepat.
Mengelola arsip dapat
dilakukan dengan berbagai cara yang disesuaikan dengan besar kecilnya suatu
organisasi kantor. dalam pelakanaannya, pengelolaan arsip dapat dilakukan
dengan dua sistem, yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.
Setiap persoalan yang
terlibat dalam suatu aktivitas kantor harus memiliki keyakinan bahwa dengan
melakukan pengelolaan arsip yang baik, sangat membantu dalam pencapaian tujuan
kantor. oleh sebab itu rangkaian kerja dari penanganan arsip hendaknya harus
berdasarkan pedoman dalamam penanganan serta penyimpanan arsip, sehingga setiap
saat jika diperlukan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan kembali.
Agar kekuatan dan
keutuhan arsip yang ada dalam orgaisasi dapat dipertahankan perlu dikembangakan
keberadaan arsip, baik dilihat dari penataannya, sehingga penampilan suatu
arsip dapat memberikan ciri khas berkembanganya organisasi suatu kantor.
B. Judul
“Pengurusan Surat Masuk oleh
Sekretaris dengan Buku Agenda”
C. Pembahasan
1.
Pengurusan Surat
Masuk dan Keluar dengan Buku Agenda
a. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
1) Penerimaan
Tugas penerimaan surat adalah :
·
Mengumpulkan dan
menghitung jumlah surat yang masuk
·
Meneliti
ketepatan alamat si pengirim surat
·
Menggolong-golongkan
surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
·
Menandatangani
bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
2)
Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan
memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut. Tujuan penyortiran surat adalah
:
·
Untuk mengetahui
jumlah surat yang masuk atau diterima
·
Untuk menentukan
prioritas penyelesaian surat
·
Untuk
mempermudah pengawasan penanganan surat.
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :
·
Memisahkan
surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat dinas lainya
·
Menggolong-golongkan
surat dinas ke dalam tiga kelompok, yaitu surat dinas rutin, surat dinas
penting, dan surat dinas rahasia
·
Memisah-misahkan
surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat
tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos dan sebagainya.
3)
Pencatatan
Setelah surat
distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang
harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Petugas
pencatatan tugas sebagai berikut :
·
Membuka amplop,
membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud
isi surat, dengan cara menggais bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap
penting
·
Memberi catatan
penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju
·
Pemeriksaan
lampiran-lampiran
·
Membubuhkan cap
(time stamp atau electrik clock dating machine) yang meupakan stempel agenda
pada ruang yang kosong di bagian bawah atau atas halaman surat.
4)
Mengagendakan
surat masuk
Mengagendakan
surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk atau keluar ke dalam buku
agenda (buku harian). Biasanya buku ini disebut Buku Agenda Surat Masuk dan
petugasnya dinamakan agendaris. Pencatatannya
yaitu setiap surat masuk diberi nomor agenda surat masuk.
Secara umum
dikenal dua macam bentuk buku agenda yaitu buku agenda tunggal dan buku agenda
kembar atau ganda. Buku agenda tunggal ialah buku pencatatan tentang semua
surat masuk yang diterima dalam bentuk satu buku atau daftar penerimaan harian
surat-surat masuk. Buku agenda kembar ialah buku pencatatan tentang surat-surat
masuk yang diterima oleh kantor dan surat-surat keluar yang dikirim oleh kantor
yang bersangkutan yang pencatatannya digabungkan menjadi satu buku. Dengan
demikian buku agenda kembar merupakan alat mencatat surat masuuk dan surat ke
luar dalam suatu organisasi kantor dengan cara digabungkan. Halaman sebelah
kiri terdiri dari lajur-lajur untuk pencatatan surat ke luar.
5)
Pengarahan dan
penerusan
Surat-surat yang
perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang
berhak mengelolanya. Kegiatannya sebagai berikut :
·
Surat masuk
harus disertai atau dilampiri lembar disposisi(action slip) oleh sekretaris
atau kepala tata usaha
·
Surat masuk yang
telah dilengkapi dengan lembar disposisi direruskan kepada pimpinan atau kepala
bagian untuk memperoleh tanggapan atau isi surat dengan menegaskan pada
lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.
·
Surat yang memperoleh
disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris atau kepala tata usaha.
Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolahan suratt untuk diproses dengan
lembar disposisi.
Apabila pimpinan menanggap perlu agar sesuatu surat
diproses melalui beberapa pejabat atau kepala bagian maka sekretaris atau
petugas pengarah surat dapat menyertakan suatu lembaran yang disebut lembar
beredar. Dengan demikian surat yang harus diproses melalui beberapa pejabat
atau kepala bagian maka sekretaris atau peugas penanganan surat perlu
memperbanyak surat tersebut untuk ditangani dengan cepat. Kegiatan memperbanyak
surat disebut penggandaan, biasanya digunakan fotokopi, mesin tik atau mesi
stensil.
Lembar disposisi ialah lembaran kertas yang
disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan disposisi atau instruksi pimpinan.
Lembar disposi dapat dibedakan atas dua macam, yakni :
·
Disposisi
langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembar surat
·
Disposisi tidak
langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembar tersendiri.
6)
Penyampaian
surat
Penyampaian
surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
·
Surat yang telah
berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern
·
Menyampaikan
surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan, Buku
ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.
·
Petugas pengarah
atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku
pengarahan.
7)
Penyimpanan
berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan
berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan
mempergunakan metoda kearsipan yang berlaku untuk kantor tesebut. Berkas-berkas
yang penyimpannannya masih ditangani oleh sekretaris (petugas penanganan surat)
merupakan berkas atau arsip yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih
digunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.
Prosedur
kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
·
Meneliti
tanda-tanda berkas tersebut sudah dapat
disimpan. Tanda-tanda tersebut diberikann pada lembar disposisi dengan
kata-kata file atau dep (deponeren disimpan) atau dengan menggarisbawahi
kata-kata yang memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.
·
Mengindeks,
adalah kegiatan memberi kode untuk nama pengirim, perusahaan, instansi
pemerintah serta nama organisasi yang terhimpun
·
Menyortir
·
Menyimpan ke
dalam folder tertentu
·
Menata arsip
yang baik serta teratur.
D. Penutup
E.
Daftar Pustaka
H.
Ating Tedjasutisna, MBA.2000.ADMINISTRASI
KANTOR 2B SMK TINGKAT 2.Bandung.ARMICO
Tidak ada komentar:
Posting Komentar